こうちIT事業者協同組合 個人情報保護方針「CLIPマーク認証対象事業者」

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1.基本方針

当社は、個人の権利・利益を保護するために、個人情報を適切に管理することを社会的責務と考えます。個人情報保護に関する方針を以下のとおり定め、従業者及び関係者に周知徹底を図り、これまで以上に個人情報保護に努めます。

1. 個人情報の収集・利用・提供　個人情報を保護・管理する体制を確立し、適切な個人情報の収集、利用および提供に関する内部規則を定め、これを遵守します。
2. 個人情報の安全対策　個人情報への不正アクセス、個人情報の紛失、破壊、改ざんおよび漏洩などに関する万全の予防措置を講じます。万一の問題発生時には速やかな是正対策を実施します。
3. 個人情報の確認・訂正・利用停止　当該本人等からの内容の確認・訂正あるいは利用停止を求められた場合には、別に定める内部規則により、調査の上適切に対応します。
4. 個人情報に関する法令・規範の遵守　個人情報に関する法令およびその他の規範を遵守します。
5. 教育および継続的改善　個人情報保護体制を適切に維持するため、従業者の教育・研修を徹底し、内部規則を継続的に見直し、改善します。
6. 社内情報の提供・開示　情報の提供・開示に関しては、別に定めます。
7. 問い合わせ窓口　個人情報に関するお問い合わせは、以下の窓口をご利用下さい。
個人情報保護相談窓口
平成30年1月25日 代表理事　西村悦一

2.適用範囲

本個人情報保護方針は、当社が行う各種サービスにおいて、お客様の個人情報もしくはそれに準ずる情報を取り扱う際に、当社が遵守する方針を示したものです。

3.個人情報の取得と利用目的

当社は、お客様からご提供いただく情報を「個人情報取得に関する利用目的について」に定める利用目的の範囲内において、当社が提供するサービスに利用します。お客様の同意なく、情報の収集、目的外の利用を行うことはありません。

4.個人情報の管理

当社は、お客様からご提供いただいた情報の管理について、以下を徹底します。

1. 情報の正確性の確保 お客様からご提供いただいた情報については、常に正確かつ最新の情報となるよう努めます。
2. 安全管理措置 当社は、組織的な個人情報の管理については、社内規程による厳重に取扱い方法を規定し、それに基づいた取扱いを徹底しています。
3. 従業者の監督 当社は、当社の規程に基づき、個人情報取扱い規程の厳格な運用を徹底しています。
4. 委託先の監督 個人情報の取扱いを外部に委託する場合には、当社の規程に基づき、要件を満たした委託先にのみ委託を行い、適切な管理を行います。
5. 保存期間と廃棄 お客様からご提供いただいた情報については、保存期間を設定し、保存期間終了後は廃棄します。また、保存期間内であっても、不要となった場合にはすみやかに廃棄します。

5.第三者提供の有無

当社は、お客様からご提供いただいた個人情報を、第三者に提供することはありません。また、今後第三者提供を行う事になった場合には、提供する情報と提供目的などを提示し、お客様から同意を得た場合のみ第三者提供を行います。 また、当社では、利用目的の達成に必要な範囲内において、他の事業者へ個人情報を委託することがあります。

6.個人情報の開示・訂正・利用停止等

開示、訂正、利用停止等のお申し出があった場合には、当社所定の方法に基づき対応致します。具体的な方法については、個別に「個人情報の開示等に関する手続き」をご案内しますので、下記受付窓口までお問い合わせください。

7.問い合わせ先

保有個人データの取扱いに関する苦情の申出先

8.改訂

個人情報取得に関する利用目的について

2017年5月30日に改正個人情報保護法が施行されたことにより、全ての事業者が個人情報保護法の対象となりました。それに伴い、当社は、当社運営において当社に提供されるすべての個人情報を以下の利用目的の範囲内で利用するものとします。

1.お客様及び関係各位に関する個人情報

1. ネットショップ構築やウェブシステム開発におけるデータの利用
2. クラウドサービスにおけるデータの利用
3. セミナー開催における参加者の管理
4. 電子メール、ダイレクトメールなどによる情報提供・当社が取扱う商品・サービスに関する提案、その他の情報提供
5. 当社が取扱う商品の修理、サポート、メンテナンスに関する提案、その他の情報提供
6. キャンペーン、フェアー、催物に関する情報提供
7. アンケート、モニターに関する情報提供
8. お客様との商談・打合せの実施、および連絡など
9. 当社施設・設備などの見学者の予約管理と履歴管理
10. お取引ご担当者様への情報提供、および連絡など
11. お取引先様との連絡、協力、交渉、契約の履行、履行請求等
12. お取引先様から委託された業務の実施
13. 儀礼的挨拶・進物の送付・提供

2.採用・募集活動、インターンシップ応募者、従業者及び退職者に関する個人情報

1. 採用・募集活動（インターンシップを含みます。）
2. 応募者への情報提供および連絡
3. 採用・募集活動に関連する利用
4. 退職者への情報提供および連絡
5. 人事・労務
6. 報酬の計算・決定・支払
7. 研修
8. 解職・退職
9. その他の雇用管理・業績管理、適正な業務運営の確保
10. 健康の保持・増進など従業者にとって有益と思われる目的の範囲の健康情報
11. 税理士、社会保険労務士に委託した従業者の人事・労務、報酬の計算等に関して必要な範囲
12. 出向・派遣先での労務管理等に必要な範囲においてのみ使用することを前提に、出向・派遣先への個人データ（個人番号を除く）の提供
13. 事業者から委託を受けた健康診断に係る、従業者へのその結果通知医師賠償責任保険等に係る、医療に関する専門の団体や保険会社等への相談または届出等
14. その他、従業者に対する事務に関する利用

3.番号法に基づく従業者等の個人番号の利用

1. 給与・退職金・退職年金に関する法定調書等作成事務
2. 雇用保険届出事務
3. 健康保険・厚生年金保険届出事務
4. 国民年金の第３号被保険者の届出事務
5. 報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書作成事務
6. その他法令等に定める個人番号関係事務

個人情報の開示等に関する手続き

個人情報に関して本人は次の「求め」ができます。 「利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加または削除、利用の停止、消去および第三者への提供の停止（以下、「開示等」という）」 当社では、次の手順で個人情報の開示等の求めに対応いたします。

1.開示等の求めの受付

1. 当社の「個人情報の取扱いについて」に同意後、所定の用紙にご記入のうえ、以下の宛先まで郵送またはご持参ください。開示等請求の用紙は窓口でお渡ししております。

   こうちIT事業者協同組合

   〒780-0862　高知県高知市鷹匠町1-3-22
   TEL 088-822-7727
   個人情報保護管理者

2. 本人確認のため、以下の書類を(1)「所定の用紙」とともに郵送またはご持参ください。
   • 運転免許証、パスポート、個人番号カード又は住民基本台帳カード（住所記載のあるもの）、在留カード、特別永住者証明書等の写真で本人確認ができるものの写し（開示等の求めをする本人の名前および住所が記載されているもの）
   • 住民票の写し（開示等の求めをする日前30日以内に作成されたもの）
3. 代理人の方が手続きをされる場合は、(1)「所定の用紙」、(2)「本人確認書類」に加え、以下の書類も郵送またはご持参ください。
   • 代理人を証明する書類、代理人の運転免許証、パスポート、個人番号カード又は住民基本台帳カード（住所記載のあるもの）、在留カード、特別永住者証明書等の写真で代理人確認ができるものの写し（開示等の求めをする代理人の名前および住所が記載されているもの）
   • 代理人の住民票の写し（開示等の求めをする日前30日以内に作成されたもの）
   • 代理人が弁護士の場合は、登録番号のわかる書類
   • 代理を示す旨の委任状
4. 開示請求書を提出する際に、別紙に定める開示請求手数料が必要です。手数料のお支払は、窓口に各書類と併せてご持参のうえ現金によりお支払いください。

2.対応の検討

所定の用紙により受け付け、本人確認、代理人確認ができたときは、当社内で検討します。 なお、以下の場合は開示等の求めに応じられない場合があります。

• 本人または第三者の生命、身体または財産に危害が及ぶおそれのある場合 違法または不当な行為を助長し、または誘発するおそれのある場合
• 国の安全が害されるおそれ、他国もしくは国際機関との信頼関係が損なわれるおそれ、または他国もしくは国際機関との交渉上不利益を被るおそれのある場合
• 犯罪の予防、鎮圧、または捜査その他の公共の安全と秩序維持に支障が及ぶおそれのある場合
• 当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
• 法令に違反することとなる場合
• 国の機関または地方公共団体が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、利用目的を本人に通知し、または公表することによって当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合

3.検討結果連絡

当社内で検討した結果は、以下の方法により遅滞なくご連絡します。

• 個人情報の利用目的の通知、開示の場合は、書面の郵送または手渡し
• 個人情報の内容の訂正、通知または削除、利用の停止、消去および第三者への提供の停止の場合は、電話またはメール

書面の送付先は、所定の用紙にご記入いただいた本人または代理人の住所とします。 本人または代理人を証明する書類に、本籍地が明示されている場合は、消去していただいて結構です。 本人または代理人を証明する書類は、当社が入手してから6か月以内に責任を持って廃棄いたします。