社会福祉法人　東京都共同募金会 個人情報保護方針「CLIPマーク認証対象事業者」

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1.基本方針

社会福祉法人　東京都共同募金会(以下、「本会」といいます。)は、個人の権利・利益を保護するために、個人情報を適切に管理することを社会的責務と考えます。個人情報保護に関する方針を以下のとおり定め、従業者及び事業関係者（以下、「関係者」といいます。）に周知徹底を図り、これまで以上に個人情報保護に努めます。

1. 個人情報の収集・利用・提供　個人情報を保護・管理する体制を確立し、適切な個人情報の収集、利用および提供に関する内部規則を定め、これを遵守します。
2. 個人情報の安全対策　個人情報への不正アクセス、個人情報の紛失、破壊、改ざんおよび漏洩などに関する万全の予防措置を講じます。万一の問題発生時には速やかな是正対策を実施します。
3. 個人情報の確認・訂正・利用停止　当該本人等からの内容の確認・訂正あるいは利用停止を求められた場合には、別に定める内部規則により、調査のうえ適切に対応します。
4. 個人情報に関する法令・規範の遵守　個人情報に関する法令およびその他の規範を遵守します。
5. 教育および継続的改善　個人情報保護体制を適切に維持するため、従業者の教育・研修を徹底し、内部規則を継続的に見直し、改善します。
6. 本会情報の提供・開示　情報の提供・開示に関しては、別に定めます。
7. 問い合わせ窓口　個人情報に関するお問い合わせ先は、下記のとおりです。
〒169-0072 東京都新宿区大久保３−１０−１　東京都大久保分庁舎２０１
TEL：03-5292-3181／FAX : 03-5292-3189
個人情報保護相談窓口

平成29年9月1日 常務理事　加納高仁

2.適用範囲

本個人情報保護方針は、本会が行う募金・配分・広報等の事業において、関係者の個人情報もしくはそれに準ずる情報を取り扱う際に、本会が遵守する方針を示したものです。

3.個人情報の取得と利用目的

本会は、関係者からご提供いただく情報を「個人情報取得に関する利用目的について」に定める利用目的の範囲内において、本会が行う事業活動に利用します。関係者の同意なく、情報の収集、目的外の利用を行うことはありません。

4.個人情報の管理

本会は、関係者からご提供いただいた情報の管理について、以下を徹底します。

1. 情報の正確性の確保 関係者からご提供いただいた情報については、常に正確かつ最新の情報となるよう努めます。
2. 安全管理措置 本会は、組織的な個人情報の管理については、内部規程により厳重に取扱い方法を規定し、それに基づいた取扱いを徹底します。
3. 従業者の監督 本会は、本会の規程に基づき、従業者に対し、個人情報の厳格な取扱いを徹底します。
4. 委託先の監督 個人情報の取扱いを外部に委託する場合には、本会の規程に基づき、要件を満たした委託先にのみ委託を行い、適切な管理を行います。
5. 保存期間と廃棄 関係者からご提供いただいた情報については、保存期間を設定し、保存期間終了後は適切な方法で廃棄します。また、保存期間内であっても、不要となった場合にはすみやかに廃棄します。

5.第三者提供の有無

本会は、関係者からご提供いただいた個人情報を、第三者に提供することはありません。第三者提供の必要が生じた場合には、内部規程に基づき、提供する情報や目的などをあらかじめ本人に提示し、同意を得たうえで行います。 また、本会では、利用目的の達成に必要な範囲内において、他の事業者へ個人情報を委託することがあります。

6.個人情報の開示・訂正・利用停止等

開示、訂正、利用停止等のお申し出があった場合には、本会所定の方法に基づき対応致します。具体的な方法については、個別に「個人情報の開示等に関する手続き」をご案内しますので、下記の窓口までお問い合わせください。

7.個人情報相談窓口

本会は、認定個人情報保護団体である一般社団法人中小企業個人情報セキュリティー推進協会の対象事業者です。同社団では、対象事業者の個人情報の取扱いに関する苦情・相談を受け付けております。

8.利用目的および開示等に関する手続き

個人情報取得に関する利用目的について

2017年5月30日に改正個人情報保護法が施行されたことにより、全ての事業者が個人情報保護法の対象となりました。それに伴い、本会は、事業運営において本会に提供されるすべての個人情報を以下の利用目的の範囲内で利用するものとします。

1.事業関係者に関する個人情報

1. 募金活動の追加、変更の通知
2. 募金推進活動、募金管理、強化活動に向けた本会発行の資料・資材の送付、EMail配信等
3. 募金に関する請求書・協力依頼または払込用紙等の送付
4. ご寄付などの御礼状の送付
5. ご寄付などの領収書や活動報告、会計報告等の情報の送付
6. チャリティグッズなどの物品の配送
7. ご支援・ご協力の会報等での紹介
8. 支援団体・配分団体・ご担当者様との連絡
9. イベントなどのご案内
10. 支援活動協力の依頼管理
11. 活動に役立てる為の調査・分析、統計資料の作成
12. お寄せいただいたアンケートへの回答、お問い合わせやご意見への返信、ご依頼やご相談への連絡
13. 関係者と連絡する必要が生じた場合

2.採用・募集活動、インターンシップ応募者、従業者及び退職者に関する個人情報

1. 採用・募集活動（インターンシップを含みます。）
2. 応募者への情報提供および連絡
3. 採用・募集活動に関連する利用
4. 退職者への情報提供および連絡
5. 人事・労務・法務関係手続
6. 報酬の計算・決定・支払
7. 研修
8. 解職・退職
9. その他の雇用管理・業績管理、適正な業務運営の確保
10. 健康の保持・増進など従業者にとって有益と思われる目的の範囲の健康情報
11. 税理士、社会保険労務士に委託した従業者の人事・労務、報酬の計算等に関して必要な範囲
12. 出向・派遣先での労務管理等に必要な範囲においてのみ使用することを前提に、出向・派遣先への個人データ（個人番号を除く）の提供
13. 事業者から委託を受けた健康診断に係る、従業者へのその結果通知、医師賠償責任保険等に係る、医療に関する専門の団体や保険会社等への相談または届出等
14. その他、従業者に対する事務に関する利用

3.番号法に基づく従業者等の個人番号の利用

1. 給与・退職金に関する法定調書等作成事務
2. 雇用保険届出事務
3. 健康保険・厚生年金保険届出事務
4. 国民年金の第３号被保険者の届出事務
5. 報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書作成事務
6. その他法令等に定める個人番号関係事務

4.その他

1. 役員等への会議開催案内・資料等の送付
2. 儀礼的挨拶・進物の送付
3. 監督官庁等への法人現況報告及び公表

個人情報の開示等に関する手続きについて

個人情報に関して本人は次の「求め」ができます。
（１）利用目的の通知（２）開示（３）内容の訂正・追加または削除（４）利用の停止、消去（５）第三者への提供の停止（以下、「開示等」という）

本会では、次の手順で個人情報の開示等の求めに対応いたします。

1.開示等の求めの受付

1. 本会の個人情報の取扱いについて同意いただけましたら、所定の用紙「個人情報等の取扱いに関して」にご記入のうえ、以下の宛先まで郵送またはご持参ください。

   社会福祉法人　東京都共同募金会

   〒169-0072 東京都新宿区大久保３−１０−１　東京都大久保分庁舎２０１
   TEL：03-5292-3181／FAX : 03-5292-3189
   個人情報保護相談窓口

2. 本人確認のため、以下の書類を(1)「所定の用紙」とともに郵送またはご持参ください。
   • 運転免許証、パスポート、個人番号カード又は住民基本台帳カード（住所記載のあるもの）、在留カード、特別永住者証明書等の写真で本人確認ができるものの写し（開示等の求めをする本人の名前および住所が記載されているもの）
   • 住民票の写し（開示等の求めをする日前30日以内に作成されたもの）
3. 代理人の方が手続きをされる場合は、(1)「所定の用紙」、(2)「本人確認書類」に加え、以下の書類も郵送またはご持参ください。
   • 代理人を証明する書類、代理人の運転免許証、パスポート、個人番号カード又は住民基本台帳カード（住所記載のあるもの）、在留カード、特別永住者証明書等の写真で代理人確認ができるものの写し（開示等の求めをする代理人の名前および住所が記載されているもの）
   • 代理人の住民票の写し（開示等の求めをする日前30日以内に作成されたもの）
   • 代理人が弁護士の場合は、登録番号のわかる書類
   • 代理を示す旨の委任状
4. 自己情報の写しを交付する場合は、別に定める手数料を請求させていただきます。手数料のお支払は、窓口に各書類と併せてご持参のうえ現金によりお支払いください。

2.対応の検討

所定の用紙により受け付け、本人確認、代理人確認ができたときは、本会内で検討します。 なお、以下の場合は開示等の求めに応じられない場合があります。

• 本人または第三者の生命、身体または財産に危害が及ぶおそれのある場合
• 違法または不当な行為を助長し、または誘発するおそれのある場合
• 国の安全が害されるおそれ、他国もしくは国際機関との信頼関係が損なわれるおそれ、または他国もしくは国際機関との交渉上不利益を被るおそれのある場合
• 犯罪の予防、鎮圧、または捜査その他の公共の安全と秩序維持に支障が及ぶおそれのある場合
• 本会の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
• 法令に違反することとなる場合
• 国の機関または地方公共団体が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、利用目的を本人に通知し、または公表することによって当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合
• その他、内部規程により、開示等の求めに応じられない場合

3.検討結果連絡

本会内で検討した結果は、以下の方法により遅滞なくご連絡します。

• 個人情報の利用目的の通知、開示、不開示の場合は、書面の郵送または手渡し
• 個人情報の内容の訂正・追加または削除、利用の停止、消去および第三者への提供の停止の場合は、電話またはメール

書面の送付先は、所定の用紙にご記入いただいた本人または代理人の住所とします。 本人または代理人を証明する書類に、本籍地が明示されている場合は、消去していただいて結構です。 本人または代理人を証明する書類は、本会が入手してから6か月以内に責任を持って廃棄いたします。